Звіт про роботу трудового архіву за  2012 рік.

         В 2012 році трудовим архівом прийнято на  зберігання всього 63 одиниці зберігання з особового складу та 10 одиниць зберігання тимчасового терміну зберігання від установ, підприємств і організацій, що ліквідувались без правонаступника, а саме:

            Всі справи фондів опрацьовані, аркуші пронумеровані, прошиті, оправлені, закартоновані в коробки.

            З квітня 2011 року ведеться робота по підготовці до прийняття на державне зберігання документів з особового складу ВАТ Ірпінського комбінату „Перемога” в зв’язку з його ліквідацією. В 2012 році проведено упорядкування 285 справ з особового складу   за 1991-2007 роки.

Протягом року трудовим архівом  виконані наступні роботи:

1. Щодо забезпечення збереженості та державного обліку документів:

Проведено упорядкування документів ВАТ Ірпінський комбінат „Перемога”- 285 справ;

- відремонтовано 14 справ;   

- відремонтовано 5 архівних коробок, якаі були пошкоджені при переїзді.

- оправлено та підшито 348 справ на договірних засадах;

            - сформовано у справи  аркушів – ;

            - систематизовано, підшито, пронумеровано та перевірено аркушів у справах – 33400;

            - оформлено обкладинок титульних справ і проставлено архівні шифри - 358;

            - складено заголовків справ – 358;

- проставлено архівіні шифри на 63 справах, 6 нових надходжень та 868 справах фондів, прийнятих від архівного відділу;

            - закартоновано справ – 1271, з них 63 справи, 6 нових надходжень та 1208 одиниць зберігання, які знаходяться на зберігання в трудовому архіві;

            - надруковано та наклеєно ярликів на картонажі – 106;

            - видано з архівосховища в робочу кімнату працівникам  архіву 2129 справи;

            - проведено перевіряння наявності і стану справ 115 фондів, в наслідок чого перевірено наявність і стан 6113 одиниць зберігання з особового складу та 46 одиниць зберігання тимчасового терміну зберігання та складено 121 акт та аркушів перевіряння наявності і стану справ;

            - переміщено справ в середині архівосховища, розміщено на стелажах – 3869 одиниць зберігання;

            - переміщено порожніх картонажів – 106;

            - обліковано нових надходжень фондів у списку фондів –6, прийнято на зберігання документів з особового складу від підприємств, установ, організацій, що ліквідувались без правонаступника – 63, документів тимчасового терміну зберігання – 10;  

- введено в комп’ютер аркушів фондів – 6;

            - складено карток фондів – 6;

            - внесено зміни до реєстру описів фондів – 6;

            - приведено у відповідність до вимог керівних документів 122 справи фондів (оформлено внутрішній опис, підшито, пронумеровано 2036 аркушів документів, зроблено аркуш засвідчувач справи фонду);

            - оформлено 89 наглядових справ фондів (оформлено внутрішній опис, підшито, пронумеровано 1536 аркушів документів, зроблено засвідчувальний напис);

            - приведено у відповідність до вимог керівних документів описи 122 фондів -211 примірників на 2077 аркушах (підшиті, зроблено підпис про всі перейменування фонду, передмова або історична довідка, аркуші пронумеровані, зроблені записи про перевірки відповідно актів перевіряння наявності і стану справ фонду, зроблені підсумкові записи про кількість справ, засвідчувальний запис про кількість аркушів в описі);

- оформлено 122 картки по фондового топографічного покажчика та 6 карток по стелажного топографічного покажчика;

            - двічі на тиждень ведеться контроль температурно-вологісного режиму зберігання документів  в 3архівосховищах;

            - складено і надруковано історичних довідок до нових фондів, та доповнень до історичних довідок на 11 аркушах;

            - складено заголовків в описах справ – 73;

            - оформлено описів справ на 17 аркушах та перевірено 73 заголовки  – 6 нових надходжень:

            - укладено 6 актів приймання передавання документів на зберігання;

            - проведено роботу щодо підготовки та знищення тимчасових документів з виборів народних депутатів України 30 вересня 2007 року – 241 одиниць зберігання, мішків, пакунків: підготовлено розпорядження міського голови, організовано роботу комісії по відбору та підготовки до знищення документів, складено та погоджено  акт про виділення до знищення документів в архівному відділі та Державному архіві Київської області, укладено договір на виконання послуг щодо поводження з відходами з ТОВ «СНГ ПЛЮС» та знищено документи вагою 3040 кг;

- приймали участь у засіданнях експертної комісії – 4;

             - надано методичну та практичну допомогу в підготовці описів справ з особового складу організаціям, які ліквідуються чи перебувають у стадії ліквідації та щодо підготовки підприємства до ліквідації – 30:

- створено карток ліквідованих фондоутворювачів – 6;

- з архіву вилучено документи  фонду № 116 «Товариство з обмеженою відповідальністю «Екологічні системи» - 13 одиниць зберігання та № 117 «Товариство з обмеженою відповідальністю «Регіональні будівні інвестиції»  - 19 одиниць зберігання – слідчим відділом Управління Служби безпеки України в Київській області та копії документів фонду № 117 «Товариство з обмеженою відповідальністю «Регіональні будівні інвестиції»  - 19 одиниць зберігання – головним слідчим управлінням Міністерства внутрішніх справ України. На ці фонди створено копії документів;

- Управлінням пенсійного фонду України у місті Ірпені проведено 3 зустрічних перевірки щодо правильності видачі довідок про нарахування заробітної плати громадянам, внаслідок чого складені акти, порушень не виявлено; 

- прийнято громадян з питань, що стосується їх запитів всього – 785, з них:

- дано усні роз’яснення громадянам щодо місця знаходження документів ліквідованих установ - 28;

- оформлено анкет-заяв за запитами громадян – 757;

- обліковано та зареєстровано запитів – 757;

- виконано запитів соціально-правового характеру:

за документами -147;

про розмір заробітної плати – 212;

про трудовий стаж – 107;

- підготовлено відповідей:

про відсутність документів в архіві – 26;

із рекомендаціями про місцезнаходження документів – 2;

- виконано запитів на копії документів – 263;

- надано відповіді громадянам на російській мові – 44;

- надруковано текстів та текстів із створюванням таблиць (аркушів) – 677;

- виготовлено копій документів для потреб архіву – 3216 сторінок;

- складено річний план роботи трудового архіву та індивідуальних планів роботи на 2012 рік;

- складено річний звіт за 2011 рік роботи трудового архіву та індивідуальних звітів;

- прийнято участь у службових оперативних нарадах – 12;

- ведеться робота по веденню списку № 3 підприємств, установ і організацій;

- підготовлено на затвердження міського голови:

- розпорядження «Про знищення виборчої документації з позачергових виборів народних депутатів України 30 вересня 2007 року»;

-  розпорядження «Про проведення санітарного дня»;

- інструкція з обліку документів в трудовому архіві;

            - надано для погодження міському голові договори:

- на упорядкування та прийняття документів на зберігання» - 6 договорів та 6 актів виконаних робіт;

- на проведення робіт по телефонізації приміщення;

- на підключення телефону;

- на підключення Інтернету;

- на монтаж пожежної та охоронної сигналізації;

- на обслуговування пожежної сигналізації;

- на взяття під охорону приміщення;

- на виготовлення технічної документації на приміщення архіву;

- на придбання 50 стелажів;

- на придбання 350 картонажів для документів;

- на придбання «Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій»;

            - подано листи на міського голову:

- про преміювання працівників архіву;

- про відсутність регуляторних актів;

- про знищення документів;

- про зарахування до кадрового резерву;

- графік відпусток;

- про перепланування приміщення;

- про розірвання договору оренди приміщення по вул.Шевченка, 5 в м. Ірпені;

- про виділення коштів на придбання пожежного інвентаря;

- про заключення договору по дератизації приміщення;

- про придбання офісних меблів;

- про оформлення права власності на приміщення трудового архіву;

- про порушення температурно-вологісного режиму в приміщенні;

- про вирішення питання щодо прибирання приміщення;

- про відповідального за діловодство в трудовому архіві;

- про пошкодження віконного скла;

            - встановлено пожежну та охоронну сигналізацію;

            - встановлено телефон;

            - підключено Інтернет та створено електронну адресу;

            - надано інформацію на вимогу Державного архіву Київської області по наповненню мережі архівів Київщини;

            - встановлено ліцензійну програму на комп’ютер;

            - отримано новий комп’ютерний комплекс з принтером та УПС;

            - придбано та встановлено 50 металевих стелажів протяжністю 225 погонних метрів;

- проведено щорічне оцінювання працівників;

- приймали участь у колегії Державного архіву Київської області.

Ведеться робота по упорядкуванню документів з особового складу ВАТ Ірпінський комбінат „Перемога” за 1947-2012 роки.

При запланованому плані бюджету робочого часу 443,0 фактично виконано роботи 1165,75. План роботи трудового архіву перевиконано на 263,14 %.

Начальник трудового архіву

виконавчого комітету Ірпінської міської ради                         О.П.Садошук