Трудовий архів

виконкому Ірпінської міськради

Київської області

a

Звіт

Підсумки роботи архіву за 2014 рік


Станом на 01.01.2015 року на території Ірпінського регіону функціонує один Трудовий архів, який створений при виконавчому комітеті Ірпінської міської ради. Він не має статусу юридичної особи, за своїм організаційно-правовим статусом прирівняний до відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.Трудовому  архіві  працює  2  штатних  працівника.
Трудовий архів знаходиться в окремому приміщенні, яке розміщене на 1-му поверсі 5-ти поверхового житлового будинку і має 3 архівосховища.

Станом на 01.01.2015 року в трудовому архіві  перебуває всього на зберіганні 8918 одиниць зберігання, а саме:

  • 8201 одиниць зберігання з особового  складу;
  •  345 одиниць зберігання, мішків, пакунків виборчої документації;
  • 372 одиниці зберігання тимчасових документів ліквідованих підприємств і установ.

1. Забезпечення збереженості та державний облік документів.

Проведено ремонт 23-х справ: фонд №40 "ДП "Механізована колона №80 ВАТ Південьзахіделектромережбуд", фонд №139 "Комунальне підприємство аптека №77 Ворзельської селищної ради", Комунальне підприємство Київської обласної ради "Ірпіньтепломережа".

Оправлено та підшито 323 справи в яких пронумеровано 49316 аркушів.

Оформлено обкладинки до 222 справи Комунального підприємства Київської обласної ради "Ірпіньтепломережа".

У 2014 році  збільшено обсяг збереження документів з особового складу підприємств, установ, організацій, що ліквідувалися. Прийнято на збереження та упорядковано 1841 одиницю зберігання - 10 фондів. На нові фонди оформлено справи фондів, картки фондів, аркуш фондів.

В трудовому архіві відсутня посада прибиральниці. Прибирання приміщення архіву проводиться працівниками архіву. 

Проведено картонування справ 11 фондів - 2502 одиниці зберігання закартоновано в 244 картонажі, наклеєно ярлики, розміщено на стелажах.

Для виготовлення довідок на звернення громадян працівникам архіву та працівникам Управління ПФУ у м.Ірпені з архівосховища видано 1756 одиниць зберігання.

2.Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів.

До нових фондів, що надійшли до архіву складені історичні довідки. Складено 2569 заголовків описів справ. Складено і надруковано 17 описів на 322 аркушах, передмов до описів з кадрових питань (особового складу) на 31 аркуші.

В 2014 році проводилась робота щодо катологізації документів. Введено до пошукової системи Мережі архівів Київщини 32 описи - 2252 справи. Складено карток на 171 справу фондів:

  • універсального каталогу - 1147;
  • іменного каталогу - 3642.

3. Формування Національного архівного фонду.

Прийнято на зберігання:

  • документів з особового складу - 1841 справа;
  • тимчасових документів - 24 справи.

Укладено 13 актів на прийняті документи.

Проведена експертиза цінності документів на:

  • 2527 справ без оформлення результатів;
  • 891 справу з оформленням результатів. Складено акти про вилучення до знищення на 187 позицій. Вилучено до знищення 68 справ.

Підготовленог та складено висновки на 1721 статтю опису справ для розгляду на засіданні ЕК архівного відділу виконавчого комітету Ірпінської міської ради.

Надано методичну та практичну допомогу у складанні описів із кадрових питань (особового складу) та тимчових документів - 2569 статтей опису 11 установам. Надано 22 консультації керівникам підприємств щодо порядку підготовки документів до ліквідації та їх передачі до архівної установи.

4. Використання інформації документів.

Всього за 2014 рік виконано 593 запити соціально-правового характеру, з них:

  • за документами - 111;
  • про розмір заробітної плати - 239;
  • про трудовий стаж - 97;
  • про відсутність документів в архіві - 12;
  • із рекомендаціями про місцезнаходження документів - 6;
  • копії документів (особових рахунків) - 128

Надруковано текстів на довідки 595 сторінок, текстів на російській мові - 27 сторінок.

5. Науково-дослідна та методична робота.

Складено річний план роботи архіву та звіти про виконання прічних планів.

Складено звіт про стан та обсяг документів, що зберігаються в архіві на запит Державного архіву Київської області.

6. Організація роботи державного архіву.

Приймали участь у нарадах, які проводились виконавчим комітетом Ірпінської міської ради.

Виготовлено 698 сторінок копій документів для потреб архіву.

8. Робота з кадрами.

Проведено щорічне оцінювання працівників архіву.

Приймали участь у нарадах в державному архіві Київської області.

При запланованому плані бюджету робочого часу 447,0 - фактично виконано роботи - 1314,14. План роботи трудового архіву виконано на 340,14%.